Exception Code Library Exception-Code-Referenz
RefundSync flags 8 types of anomalies when matching your transactions. Each flag includes a risk classification, description, and recommended action. RefundSync erkennt 8 Arten von Anomalien beim Abgleich deiner Transaktionen. Jeder Flag enthält eine Risikoklassifizierung, Beschreibung und empfohlene Massnahme.
over_refund
FLAGS.OVER_REFUND
Description Beschreibung
The refund amount exceeds the original order amount. This may indicate a processing error, a currency conversion issue, or potential fraud. Der Rückerstattungsbetrag übersteigt den ursprünglichen Bestellbetrag. Dies kann auf einen Verarbeitungsfehler, ein Währungsumrechnungsproblem oder potenziellen Betrug hinweisen.
Risk Classification Risikoklassifizierung
MEDIUM if variance ≤ CHF 100. Escalates to CRITICAL when over-refund exceeds CHF 100. MEDIUM bei Abweichung ≤ CHF 100. Eskaliert zu CRITICAL wenn die Überzahlung CHF 100 übersteigt.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Verify the refund in your payment gateway. Check if the order had discounts, partial payments, or multi-currency transactions. If confirmed, request a manual clawback from the customer. Überprüfe die Rückerstattung in deinem Payment Gateway. Prüfe, ob die Bestellung Rabatte, Teilzahlungen oder Mehrwährungstransaktionen hatte. Falls bestätigt, fordere eine manuelle Rückbuchung vom Kunden an.
refund_without_order
FLAGS.REFUND_WITHOUT_ORDER
Description Beschreibung
A refund transaction exists but no matching order was found in the uploaded data. This is an orphaned refund — money went out without a traceable origin. Eine Rückerstattungstransaktion existiert, aber es wurde keine passende Bestellung in den hochgeladenen Daten gefunden. Dies ist eine verwaiste Rückerstattung — Geld ging raus ohne nachvollziehbaren Ursprung.
Risk Classification Risikoklassifizierung
Always HIGH. Orphaned refunds are the most common source of revenue leaks. Immer HIGH. Verwaiste Rückerstattungen sind die häufigste Quelle für Umsatzverluste.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Check if the order was placed in a different date range or on a different gateway. If no order exists at all, investigate the refund origin in your payment provider's dashboard. Prüfe, ob die Bestellung in einem anderen Zeitraum oder über ein anderes Gateway aufgegeben wurde. Falls keine Bestellung existiert, untersuche den Rückerstattungsursprung im Dashboard deines Zahlungsanbieters.
duplicate_refund
FLAGS.DUPLICATE_REFUND
Description Beschreibung
The same order has been refunded more than once with the same amount. This is a classic leak pattern — often caused by a customer support agent processing the refund twice. Dieselbe Bestellung wurde mehr als einmal mit dem gleichen Betrag erstattet. Dies ist ein klassisches Leak-Pattern — oft verursacht durch einen Kundendienst-Mitarbeiter, der die Rückerstattung doppelt verarbeitet.
Risk Classification Risikoklassifizierung
Always HIGH. Duplicate refunds are direct revenue loss. Immer HIGH. Doppelte Rückerstattungen sind direkte Umsatzverluste.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Contact the customer to arrange a return of the duplicate payment. Review internal refund processes to prevent recurrence — consider requiring manager approval for refunds. Kontaktiere den Kunden, um die Rückgabe der doppelten Zahlung zu vereinbaren. Überprüfe interne Erstattungsprozesse, um eine Wiederholung zu verhindern — erwäge eine Manager-Freigabe für Rückerstattungen.
amount_mismatch
FLAGS.AMOUNT_MISMATCH
Description Beschreibung
The refund amount doesn't exactly match the original order amount, but the order was found via fuzzy matching. Typical causes: partial refunds, shipping-only refunds, tax adjustments, or currency rounding. Der Rückerstattungsbetrag stimmt nicht exakt mit dem ursprünglichen Bestellbetrag überein, aber die Bestellung wurde per Fuzzy-Matching gefunden. Typische Ursachen: Teilerstattungen, Versandkosten-Erstattungen, Steueranpassungen oder Währungsrundungen.
Risk Classification Risikoklassifizierung
LOW for small variances (under CHF 50). MEDIUM when variance exceeds CHF 50. LOW bei kleinen Abweichungen (unter CHF 50). MEDIUM bei Abweichungen über CHF 50.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Review the original order to confirm whether the difference is a legitimate partial refund. Check for restocking fees, shipping adjustments, or tax corrections. Überprüfe die Originalbestellung, um festzustellen, ob die Differenz eine legitime Teilerstattung ist. Prüfe auf Wiedereinlagerungsgebühren, Versandanpassungen oder Steuerkorrekturen.
chargeback
FLAGS.CHARGEBACK
Description Beschreibung
A chargeback or dispute transaction was detected. The customer's bank has reversed the payment. This is different from a voluntary refund — it comes with fees and affects your chargeback ratio. Eine Chargeback- oder Dispute-Transaktion wurde erkannt. Die Bank des Kunden hat die Zahlung rückgängig gemacht. Dies unterscheidet sich von einer freiwilligen Rückerstattung — es entstehen Gebühren und es beeinflusst deine Chargeback-Quote.
Risk Classification Risikoklassifizierung
Always HIGH. Chargebacks carry gateway fees (typically $15–25) and negatively impact your payment processing standing. Immer HIGH. Chargebacks verursachen Gateway-Gebühren (typisch $15–25) und wirken sich negativ auf deinen Payment-Processing-Status aus.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Check if you already issued a refund for the same transaction (double loss). Gather evidence for dispute resolution. If you also refunded the order, recover that amount. Prüfe, ob du bereits eine Rückerstattung für dieselbe Transaktion ausgestellt hast (doppelter Verlust). Sammle Belege für die Streitbeilegung. Falls du die Bestellung auch erstattet hast, fordere diesen Betrag zurück.
high_value
FLAGS.HIGH_VALUE
Description Beschreibung
The refund amount is unusually high. This flag is applied as a modifier alongside other flags to draw attention to high-impact transactions that deserve manual review. Der Rückerstattungsbetrag ist ungewöhnlich hoch. Dieser Flag wird als Modifikator zusammen mit anderen Flags angewendet, um auf Transaktionen mit hohem Impact hinzuweisen, die eine manuelle Überprüfung verdienen.
Risk Classification Risikoklassifizierung
Acts as a risk amplifier. Combined with other flags, it may escalate the overall risk level. Wirkt als Risikoverstärker. In Kombination mit anderen Flags kann er das Gesamtrisiko erhöhen.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Prioritize reviewing these transactions first. High-value refunds should always be manually verified regardless of other flags. Priorisiere die Überprüfung dieser Transaktionen. Rückerstattungen mit hohem Wert sollten immer manuell verifiziert werden, unabhängig von anderen Flags.
suspiciously_fast_refund
FLAGS.SUSPICIOUSLY_FAST_REFUND
Description Beschreibung
The refund was processed unusually quickly after the original order — typically within minutes or hours. While some fast refunds are legitimate (e.g. cancelled immediately), this pattern can also indicate abuse. Die Rückerstattung wurde ungewöhnlich schnell nach der Originalbestellung verarbeitet — typischerweise innerhalb von Minuten oder Stunden. Während einige schnelle Rückerstattungen legitim sind (z.B. sofortige Stornierung), kann dieses Muster auch auf Missbrauch hinweisen.
Risk Classification Risikoklassifizierung
MEDIUM. Fast refunds are suspicious but not necessarily harmful. The confidence score is reduced by 5pp. MEDIUM. Schnelle Rückerstattungen sind verdächtig, aber nicht unbedingt schädlich. Der Confidence-Score wird um 5pp reduziert.
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Review the order and refund timestamps. If the refund was issued within minutes of the order, check if it was a legitimate cancellation or if an employee processed it without authorization. Überprüfe die Bestell- und Erstattungszeitstempel. Wenn die Rückerstattung innerhalb von Minuten nach der Bestellung erfolgte, prüfe ob es eine legitime Stornierung war oder ob ein Mitarbeiter sie ohne Genehmigung verarbeitet hat.
multiple_refunds
FLAGS.MULTIPLE_REFUNDS
Description Beschreibung
Multiple refund transactions are linked to the same order. Unlike duplicate_refund, these may have different amounts (e.g. a partial refund followed by a full refund). The total refunded may exceed the original order value.
Mehrere Rückerstattungstransaktionen sind mit derselben Bestellung verknüpft. Im Gegensatz zu duplicate_refund können diese unterschiedliche Beträge haben (z.B. eine Teilerstattung gefolgt von einer Vollerstattung). Der Gesamterstattungsbetrag kann den ursprünglichen Bestellwert übersteigen.
Risk Classification Risikoklassifizierung
MEDIUM. Multiple refunds on one order are unusual and may indicate process gaps, but can be legitimate (e.g. multi-item orders with staggered returns). MEDIUM. Mehrere Rückerstattungen auf eine Bestellung sind ungewöhnlich und können auf Prozesslücken hinweisen, sind aber manchmal legitim (z.B. Bestellungen mit mehreren Artikeln und gestaffelten Retouren).
Recommended Action Empfohlene Massnahme
Sum all refund amounts for the order and compare to the original total. If total refunds exceed the order amount, investigate immediately. Check refund notes/reasons in your platform. Summiere alle Erstattungsbeträge für die Bestellung und vergleiche sie mit dem Originalbetrag. Falls die Gesamtrückerstattungen den Bestellbetrag übersteigen, untersuche dies sofort. Prüfe die Erstattungsgründe/Notizen in deiner Plattform.